De zaak vindt haar oorsprong in een integriteitsonderzoek naar het functioneren van een ex-burgemeester. In dat kader heeft het college van burgemeester en wethouders de inhoud van de functionele mailbox van de ex-burgemeester, inclusief de 9133 bewust verwijderde e-mails, veiliggesteld. Dit gebeurde om te voorkomen dat relevante informatie verloren zou gaan, om het onderzoek niet te frustreren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De Afdeling oordeelt dat dit veiligstellen rechtmatig was. Het college mocht de mailbox veiligstellen ter naleving van de Archiefwet. Dit veiligstellen kwalificeert bovendien als een noodzakelijke verwerking ter vervulling van een wettelijke taak in de zin van artikel 6, eerste lid, onder c, AVG en is dus niet in strijd met het privacyrecht.
Wie had de bevoegdheid tot beslissen op het Woo-verzoek? Dat het college de mailbox mocht veiligstellen, betekent volgens de Afdeling echter niet zonder meer dat het college ook bevoegd was om op het Woo-verzoek te beslissen.
De Afdeling benadrukt dat:
Omdat het Woo-verzoek uitsluitend zag op e-mails uit de functionele mailbox van de burgemeester, had eerst moeten worden vastgesteld welke informatie onder welk bestuursorgaan berust. Het college had het verzoek daarom op grond van artikel 4.2 Woo moeten doorzenden aan de burgemeester. In dit geval was dat de persoon die het ambt op dat moment bekleedt en dus niet de ex-burgemeester zoals de ex-burgemeester betoogde.
Voor zover het college toch besliste over informatie die een aangelegenheid van de burgemeester als zodanig betrof, waren die besluiten onbevoegd en onzorgvuldig voorbereid (artikel 3:2 Awb).
Al met al een verduidelijking van wanneer bij wie de bevoegdheid ligt tot het nemen van besluiten. De uitspraak roept bovendien de vraag op of, zolang het integriteitsonderzoek nog liep, toepassing van de i-grond (art. 5.1, tweede lid, onder i, Woo) aangewezen was geweest. Juist waar documenten zijn veiliggesteld om het onderzoek niet te frustreren, ligt het voor de hand dat voortijdige openbaarmaking het goed functioneren van het bestuursorgaan en het onderzoek zelf kan schaden. Jammer genoeg zullen we die verdere uitwerking van de i-grond niet krijgen via dit geschil.